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Fr. | 03.07.2020

Bestell-Workflow im B2B Shop

Workflow im B2B Commerce Bestellprozess
Workflow im B2B Commerce Bestellprozess

Großartig: Der neue Online-Shop ist live geschaltet und die Kunden bestellen überraschend gut über diesen Bestellweg. Aber: Das Telefon der Vertriebsabteilung steht nicht still: Zahlreiche Kunden rufen an und wollen weitere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen im Shopsystem angelegt haben. 

Leider hatten Sie nicht bedacht, dass mobile Monteure und dezentrale Lagerarbeiter die Aufträge erfassen, die Einkaufsabteilung aber erst die Bestellung freigeben soll. Im Ernst, wollen Sie für jeden Kunden ein Workflowszenario bzw. Freigabeprozess realisieren?

Bestellworkflow im B2B Shopsystem

Eine Unternehmens- und Benutzerverwaltung sind neben der Anzeige von kundenindividuellen Preisen und Lieferzeiten eines der wichtigsten Funktionen für den B2B-Käufer. Standard-Shopsysteme stellen diese Funktion nicht zur Verfügung, da ein Konsument diese Funktionen schlicht nicht benötigt. Wie aber können Sie Ihre Kunden zufriedenstellen, ohne individuell für jeden Kunden eine individuelle Workflowlösung zu realisieren?

Ein B2B-Shopsystem bietet gegenüber einem B2C Shopsystem die folgenden wichtigen Eigenschaften

  1. Eine Unternehmensverwaltung

    a) als Basis für die verhandelten Unternehmenskonditionen
    b) zur Verwaltung der zugelassenen Shop-Nutzer

  2. Definition der einzelnen Benutzerrechte und -rollen durch den Kunden, z.B.

    a) Monteur / Lagerarbeiter darf nur die Bestellung erfassen
    b) Einkäufer mit Bestellfreigabe
    c) Vertriebsassistent hat nur Einblick in alle Auftragsbelege

  3. Workflowfunktion

    a) Warenkorb speichern
    b) Warenkorb weiterleiten mit Email-Benachrichtigungen
    c) Freigabe der Bestellung
Schematische Darstellung eines Bestellworkflows
Schematische Darstellung eines Bestellworkflows

So vermeiden Sie lästige Arbeiten und individuelle Systemanpassungen

Der wichtigste Ansatz hierbei ist, dass Ihr Kunde seine eigene Organisation und seine Prozesse frei in dem Shopsystem verwalten, konfigurieren und nutzen kann. So vermeiden Sie wie im obigen Fall unnötige Anrufe und sie müssen nicht das Shopsystem aufgrund der Umsetzung von individuellen Kundenanforderungen „verbiegen“.

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung kann Ihr Kunde alle seine Nutzer selbst verwalten: neue Benutzer anlegen aber auch ausgeschiedene Mitarbeiter entfernen. Gleichzeitig weist der Kundenadministrator dem Mitarbeiter die gewünschten Rollen zu.

Beispiel einer professionellen Benutzerverwaltung in einem B2B Shop (Quelle: B2B ProLine)
Beispiel einer professionellen Benutzerverwaltung in einem B2B Shop (Quelle: B2B ProLine)

Rechte- und Rollenverwaltung

Mit einer Rechte- und Rollenverwaltung definiert der Administrator des Kunden die vom Kunden benötigten Rollen für Mitarbeiter und vergibt ihnen die entsprechenden Rechte. In einem guten B2B-Shopsystem sollte dies problemlos und nutzerfreundlich möglich sein.

Beispiel einer nutzerfreundlichen Rechte- & Rollenverwaltung (Quelle: B2B ProLine)
Beispiel einer nutzerfreundlichen Rechte- & Rollenverwaltung (Quelle: B2B ProLine)

Bestellworkflow

Bestellerfassung im Lager via Scanner
Bestellerfassung im Lager via Scanner

Erfasst ein Monteur oder Lagerarbeiter eine Bestellung, z.B. über einen Bildschirm, Scanner oder eine mobile Bestell-App wird der Warenkorb zunächst gespeichert und an einen verfügbaren Mitarbeiter im Einkauf (Freigeber) weitergeleitet. Dieser wird per Mail über die Bestellerfassung informiert und gelangt per Link in den entsprechenden Warenkorb. Nach der Prüfung kann z.B. der Einkäufer den Warenkorb als verbindliche Bestellung versenden.

Beispiel einer Warenkorb-Weiterleitung (Quelle: B2B ProLine)
Beispiel einer Warenkorb-Weiterleitung (Quelle: B2B ProLine)

Der Clou: Der Außendienst kann auch Warenkörbe für den Kunden befüllen

Einige Shopsysteme bieten sogar mit diesen Voraussetzungen die Möglichkeit, dass auch Vertriebsmitarbeiter für den Kunden Warenkörbe erstellen können und diese an den Freigeber weiterleiten:

Beispiel einer Warenkorbaktion durch den Vertriebmitarbeiter (Quelle: B2B ProLine)
Beispiel einer Warenkorbaktion durch den Vertriebmitarbeiter (Quelle: B2B ProLine)

Tipp: Achten Sie auf einfache Workflows

Der Tot eines jeden Workflows ist seine Komplexität. Aus diesem Grund ist es ratsam, dem Kunden nicht allzu komplexe Möglichkeiten an die Hand zu geben. Einfache Workflows reichen in der Regel völlig aus.


Der Autor


Martin Rommel
Martin Rommel

MARTIN ROMMEL (ECOPLAN E-Commerce GmbH)

Telefon: +49 661 9650-13

Mobil: +49 172 6622241

E-Mail: martin.rommel@ecoplan.de


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