Kundenserviceportal – Entlastung für den Vertriebsinnendienst

Ein Kundenserviceportal - oft auch als digitales Kundenserviceportal oder Self-Service Portal im B2B bezeichnet - ist ein digitaler Zugang, über den Geschäftskunden jederzeit selbst auf ihre kaufmännischen Informationen zugreifen können. Anstatt den Vertriebsinnendienst anzurufen oder per E-Mail nachzufragen, finden sie alle relevanten Daten direkt online, schnell, transparent und sicher. 

Im Mittelpunkt stehen Belege und Informationen, die im ERP-System des Lieferanten ohnehin vorhanden sind: 

Im Vertriebsinnendienst entfallen täglich viele Arbeitsstunden auf Routineaufgaben. Kunden wenden sich mit immer wieder ähnlichen Anliegen an die Mitarbeiter. Das führt zu hohem Aufwand und blockiert Kapazitäten, die eigentlich für Beratung und Vertrieb gebraucht werden.

Typische Beispiele für solche Anfragen:

• erneute Zusendung von Rechnungen oder Gutschriften
• Nachfragen zum aktuellen Lieferstatus oder zur Sendungsverfolgung
• Auskünfte zu offenen Rückständen oder noch nicht gelieferten Positionen
• Abfragen der vereinbarten Preise und Konditionen
• Bereitstellung von Dokumenten wie Zertifikaten oder Bedienungsanleitungen
• Unterstützung bei Retouren und Rücksendungen

Ein Kundenserviceportal verbindet sich direkt mit dem ERP-System / Warenwirtschaft des Unternehmens. Alle für den Kunden relevanten Daten werden dort abgeholt und in einer sicheren Weboberfläche bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt über eine individuelle Anmeldung, sodass jeder Kunde nur die für ihn bestimmten Informationen sieht. Die Nutzung ist einfach: Kunden loggen sich im Portal ein, rufen ihre gewünschten Informationen ab und laden bei Bedarf Belege oder Dokumente herunter. Rückfragen, die bisher manuell im Innendienst bearbeitet wurden, erledigen sich damit von selbst.

Wichtige Merkmale: 

• direkte Anbindung an das ERP-System für aktuelle Daten
• rollenbasierte Zugangssteuerung zur Absicherung von Kundendaten
• intuitive Bedienung über den Browser, jederzeit und überall nutzbar
• schnelle Bereitstellung ohne langwierige Projekte

Ein digitales Kundenserviceportal bringt nicht nur Effizienz, sondern auch einen klaren Wettbewerbsvorteil für Industrie- und Großhandelsunternehmen.  So verbindet ein Kundenserviceportal messbare Effizienzsteigerung mit einer verbesserten Customer Experience.

Die wichtigsten Vorteile: 

• deutliche Reduzierung von Standardanfragen im Innendienst
• freie Kapazitäten für persönliche Betreuung und Vertriebsaufgaben
• jederzeit verfügbare Informationen für Kunden, unabhängig von Öffnungszeiten
• schnellere Reaktionszeiten und höhere Kundenzufriedenheit
• weniger Kosten durch geringeren Aufwand in Support und Administration
• bessere Datenqualität durch die direkte Anbindung ans ERP-System 

Typische Ergebnisse aus Projekten zeigen: 

• bis zu 60 % weniger Rückfragen im Innendienst
• Prozesskosten im Kundenservice reduzieren sich um 30 bis 50 %
• Kundenzufriedenheit steigt messbar durch Transparenz und 24/7-Verfügbarkeit

Mit avanta ist ein Kundenserviceportal für Industrie und Großhandel schnell, sicher und kostengünstig realisierbar. Die Lösung ist so konzipiert, dass sie direkt an bestehende ERP-Systeme wie z.B. SAP, Microsoft Dynamics oder ABAS angebunden werden kann. Damit stehen alle relevanten Daten ohne doppelte Pflege sofort zur Verfügung.

Funktionen des Kundenserviceportals mit avanta

• Anzeige von Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen
• Lieferstatus und Sendungsverfolgung in Echtzeit
• Übersicht über offene Rückstände und aktuelle Warenverfügbarkeiten
• Zugriff auf vereinbarte Preise und individuelle Konditionen
• Abwicklung von Retouren und Rücksendungen
• Bereitstellung kundenspezifischer Dokumente zum Download, zum Beispiel Zertifikate oder Bedienungsanleitungen, Verträge
• rollenbasierte Zugangssteuerung mit individuellen Rechten pro Kunde oder Nutzergruppe
• mehrsprachige Oberfläche für internationale Kunden

Besondere Stärken von avanta:

• kurze Realisierungszeiten durch vorgefertigte Schnittstellen
• keine hohen Projektkosten
• transparentes Nutzungsmodell
• SaaS-basiert und gleichzeitig Open Source – flexibel, modern und zukunftssicher
• modular erweiterbar, zum Beispiel um B2B-Shop, Punchout-Katalog oder KI-gestützte Service- und Beratungsbots
• anpassbar an individuelle Anforderungen, unterstützt durch eine große Community und ein erfahrenes Partnernetzwerk