Nehmen Sie Kontakt mit potenziellen Anbietern auf

Damit der Anbieter ein tieferes Verständnis über Ihre Ziele, Anforderungen und Ihr Unternehmen erhält, sollten Sie eine Anforderungsliste zur Verfügung stellen.

Eine Vorlage zur Erstellung der Anforderungsliste finden Sie hier

Tipp: Wenn Sie sichergehen wollen, dass schützenswerte interne Daten bei angefragten Unternehmen vertraulich behandelt werden, können Sie vor der Anfrage ein Non-Disclosure Agreement (NDA) oder Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen lassen.

Bitten Sie den Anbieter, Ihre Anforderungsliste ausführlich zu prüfen und Feedback zu den einzelnen Punkten zu geben, z. B.

• Welche Funktionen sind im Funktionsumfang enthalten und müssen nur konfiguriert werden?
  
  
• Welche Funktionen können umgesetzt werden, sind aber mit einer Anpassung bzw. Erweiterung möglich?
  
  
• Bitten Sie um eine kurze Stellungnahme zu weiteren wichtigen Anforderungen, wie z. B. Integration, Skalierbarkeit, Mobilfähigkeit usw.

Nachdem der Anbieter detailliertere Kenntnis von Ihren Anforderungen hat, können Sie diesen bitten, eine Präsentation der B2B-Shoplösung zu organisieren. Im besten Fall kann der Anbieter möglichst viele der gewünschten Anforderungen in einem Demoshop zeigen.

Zeigt der Anbieter eine hohe Anzahl der relevanten Funktionen aus Ihrer Anforderungsliste, kann man auf einen großen Standardfunktionsumfang schließen.

Auch die Präsentation der Lösung erfolgt heute zumeist über eine Online-Video-Sitzung.

Laden Sie die Kollegen aus den relevanten Fachabteilungen und maßgebliche Stakeholder zur Präsentation mit ein.

Die Vorführung der Lösung ist auch eine gute Gelegenheit, um zu checken, wie sehr der Anbieter auf Ihr Unternehmen, Ihre Bedürfnisse, Ihre Branche eingeht und ob die „Chemie“ stimmt.

Die Präsentation der Lösung hat Ihnen einen guten Überblick gegeben und Sie haben ein positives Gefühl. Doch oft sind noch Detailfragen offen, die Sie oder Ihre Kollegen im Vorfeld geklärt haben möchten.

Dazu bieten die Anbieter in der Regel sogenannte Deep Dives an. Das sind weitere Sitzungen, um spezielle Themen zu vertiefen z. B.

• Wie genau funktioniert die Integration?
• Wie können Marketing-Inhalte gepflegt werden?
• Es sollen spezielle Anforderungen vertieft werden.

Oft können im Rahmen der Deep Dives Experten untereinander sprechen, z. B. Ihre IT-Abteilung mit Integrationsexperten des Anbieters.

Nach dem Erstgespräch und Check der Anforderungsliste sowie nach einzelnen Deep-Dives sind die Anbieter oft schon in der Lage eine erste Kosteneinschätzung zu geben. Die Einschätzung des Anbieters, welcher Anteil der Anforderungen mit vorhandenen Funktionen umgesetzt werden können, hilft dabei. Gibt es Hinweise auf notwendige Anpassungen und Erweiterungen ist eine Kostenschätzung zu diesem Zeitpunkt recht schwierig. Hier helfen detaillierte Workshops, die aber in der Regel schon kostenpflichtig sind.

Bitten Sie den Anbieter um eine Aufstellung der folgenden Kosten auf Basis des aktuellen Kenntnisstandes.

Die Kostenaufstellung könnte folgendermaßen gegliedert sein:

• Laufende Kosten
  • für Nutzung / Lizenz
  • für Service- / Support- und Wartungsbereitschaft (inkl. Deployment)
  • für Updates
  • für Hosting / SaaS
  • ggf. für erforderliche zusätzliche Lizenzen / Nutzung
• Einführungskosten
  • für Planung / Workshops
  • für Meetings / Projektkoordination
  • für Erstellung / Konfiguration des B2B-Shops
  • ggf. für grobe Einschätzung von notwendigen Anpassungen oder Erweiterungen (Customizing)
  • für Integration IT-Systeme (ERP, PIM usw.)
  • für Test / Qualitätssicherung
  • für Schulung / Einweisung
  • für Go Live
• Kosten für Roll Out
  • für weitere Länder
  • für weitere Sprachen
  • für weitere Shops (z. B. Marken, Zielgruppen usw.)

Ein Gespräch mit einem Referenzkunden des B2B-Shopsystem-Anbieters ist ein wichtiger Schritt bei der Auswahl des richtigen Anbieters. Bietet der Anbieter diese Möglichkeit von sich aus an, zeugt dies oft von einem hohen Zufriedenheitsgrad der Anwender. Ansonsten fragen Sie nach der Möglichkeit. Optimal ist es natürlich, wenn Sie mit Referenzkunden sprechen können, die eine ähnliche IT-Infrastruktur haben oder ähnliche Produkte wie Ihr Unternehmen verkaufen.

Hinweis: Um die Ressourcen von Bestandskunden zu minimieren, sind diese Gespräche oft erst in einem fortgeschritten Auswahlstadium möglich, z. B. wenn der Anbieter in der engeren Auswahl steht.

Bei der Auswahl eines B2B-Shopsystems steht es Ihnen offen, ob sie sich direkt an die Hersteller der B2B-Shopsysteme oder an entsprechende Dienstleister / Agenturen wenden. Beide Optionen bieten unterschiedliche Vorteile.

Vorteile bei der Anfrage an den Hersteller

Tiefes Know-how über das B2B-Shopsystem: Als Entwickler und Anbieter des Systems verfügen die Hersteller über umfangreiches Wissen und Expertise. Sie können detaillierte Auskünfte über die Funktionen, Integrationen und Möglichkeiten des Systems geben.

Bessere Einschätzung der Abdeckung von Anforderungen: Die Hersteller können aufgrund ihres umfassenden Wissens und ihrer Erfahrung besser beurteilen, welche Anforderungen bereits durch Standardfunktionen abgedeckt sind und welche Anpassungen oder Erweiterungen durch Customizing erforderlich wären.

Empfehlung von passenden Dienstleistern: Da die Hersteller oft mit verschiedenen Dienstleistern und Agenturen zusammenarbeiten, können sie Empfehlungen aussprechen, welche Partner am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Dies kann Aspekte wie Branchenkenntnisse, spezifische Anforderungen oder Spezialisierungen umfassen.

Vorteile bei Dienstleistern / Agenturen

Empfehlung des am besten passenden Systems: Dienstleister und Agenturen, die mehrere B2B-Shopsysteme im Angebot haben, können ggf. eine unabhängige Beratung bieten und das System empfehlen, welches am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passt. Sie können die Vor- und Nachteile verschiedener Systeme abwägen und eine maßgeschneiderte Lösung vorschlagen.

Die Auswahl einer Agentur in der Nähe Ihres Unternehmens spielt seit „Corona“ kaum mehr eine Rolle, da fast alle Arbeitsschritte online durchgeführt werden. So haben Sie mehr Freiraum einen Dienstleister zu finden, der z. B. in Ihrer Branche Erfahrungen vorweist oder auf spezielles Customizing spezialisiert ist.

Fazit: Letztendlich hängt die Wahl zwischen Herstellern und Dienstleistern von den individuellen Bedürfnissen und Prioritäten des Unternehmens ab. Es kann auch sinnvoll sein, mit beiden Seiten in Kontakt zu treten, um umfassende Informationen und Empfehlungen zu erhalten, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.