Umsetzung avanta ServiceBot (avaBot) mit n8n

Wie avaBot und n8n Serviceprozesse automatisieren

Praxisbeispiel

Viele Bots bleiben im FAQ-Modus hängen. ECOPLAN kombinierte KI-Funktionen mit n8n-Orchestrierung, damit aus Anfragen echte Prozessschritte werden – vom Belegdownload bis zur Retourenanlage.

Ausgangslage

Klassischer Bot: kein Systemzugriff

Service- und Vertriebsanfragen im B2B sind oft wiederkehrend und gleichzeitig komplex:

Statusabfragen (Bestellung, Lieferung)

Belege (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift)

Produkt- und Anwendungsberatung

Sonderfälle (Retouren, Reklamationen, Nachbestellungen)

Ein klassischer Chatbot kann häufig nur Informationen aus statischen Quellen liefern.

In B2B-Prozessen braucht es jedoch:

Zugriff auf Unternehmenswissen (Dokumente, Richtlinien, Datenblätter)
Zugriff auf operative Systeme (ERP, PIM, Shop/Portal)
Konsequente Rollen-/Rechteprüfung

Zielsetzung

Was avaBot + n8n leisten sollten

Serviceanfragen automatisiert erfassen

interpretieren und bearbeiten

Nutzer 24/7 entlasten

Teams von Routinearbeit befreien

Prozesse anstoßen

nicht nur antworten, sondern handeln

Rollen- und Rechteprüfung

konsequent für jeden Nutzer und Anlass

Lösung

avaBot + n8n = Antworten + Orchestrierung

Die Kernidee: avaBot liefert Kontext und Dialog – n8n orchestriert die dahinterliegenden Prozessschritte.

Workflow 01

„Rechnung zu Bestellung 12345"

Bot erkennt Intent + Bestellnummer
n8n ruft Beleg im ERP ab, prüft Berechtigung, stellt Downloadlink bereit
Bot liefert Antwort inkl. nächster Schritte

Workflow 02

„Artikel ist defekt – ich möchte retournieren"

Bot sammelt Infos (Artikel, Menge, Grund)
n8n legt RMA/Retoure an, sendet Label/Prozessinfos
Optional: Eskalation an Service bei Sonderfällen

Workflow 03

„Welches Zubehör passt zu Produkt X?"

Bot nutzt Produktwissen für die Beratung
n8n reichert Antwort mit Echtzeitdaten an (Verfügbarkeit, Alternativen)

Rollenverteilung im Setup:

avaBot: Dialog, Intent-Erkennung, Kontextaufbau (Nutzer, Anliegen, Artikel, Bestellnummer)
n8n: Orchestrierung, Systemzugriffe, Transformationen, Logging, Eskalation
Zielsysteme (ERP/PIM/CRM/Service): führende Daten, Rechte, Prozesslogiken

Umsetzung & Vorgehen

Use-Case-Design

Top-10 Anfragen, Eskalationsregeln, Datenquellen

Systemzugriffe & Sicherheitslogik

Rollen, Rechte, Audit-Anforderungen

Aufbau der n8n-Flows

Retries, Fehlerpfade, Monitoring

Iteratives Training & Ausbau

Feintuning und schrittweiser Ausbau

Ergebnis

Was sich für Kunden und Teams verändert

Schnellere Reaktionszeiten für Kunden und Partner (24/7)

Automatisierte Bearbeitung wiederkehrender Serviceanliegen

Entlastung von Vertrieb/Service und weniger „Status-Tickets"

Weitere Praxisbeispiele

Mehr aus der ECOPLAN-Praxis

Story 1

SAP

Durchgängige Prozesse statt manueller Schnittstellenarbeit

Wie ECOPLAN n8n als Orchestrierungsschicht einsetzt, um SAP-Prozesse mit Shop, Service und weiteren Systemen zuverlässig verbinden.

Zum Praxisbeispiel

Story 2

PIM

Konsistente Produktdaten
in allen Kanälen

Wie ECOPLAN Produktdaten aus SAP automatisiert in PIM-Systeme synchronisiert und Katalogprozesse beschleunigt.