In der Konfigurationsdatenbank werden die Workflow Definition, Beziehungen und Vertreter festgelegt.

Die Aufbauorganisation ermöglicht eine dynamische Zuordnung zwischen Aufgaben und deren zuständigen Bearbeitern. Im GEDYS IntraWare 7 Workflow kann die Aufbau-Organisation in einer eigenen Organisations-Datenbank gepflegt werden. Hier wird durch Organisationseinheiten eine hierarchische Struktur definiert, an deren unterstem Ende die so genannten Stellen stehen. Sie beschreiben Funktionen, die eine Person oder Gruppe innehaben kann, z. B. die Stelle »Chefsekretärin« innerhalb der Organisationseinheit »Finanzen«. Durch Zuweisen von Arbeitsschritten an einen Stelleninhaber innerhalb einer Organisation lassen sich Prozesse unabhängig vom konkreten Mitarbeiter konfigurieren und jederzeit ohne viel Aufwand ändern. Zusätzlich kann neben dem Stelleninhaber eine Vertretung angegeben werden. Um Strukturen aus der Aufbauorganisation auch in anderen Anwendungen zu verwenden, können Gruppen automatisch erzeugt werden.

Die Ablauforganisation beschreibt Prozesse und die dazugehörigen Arbeitsschritte. Grundsätzliche Einstellungen werden in der Prozessdefinition vorgegeben. Hier wird der Prozessmanager definiert, der besondere Rechte für die Prozesskonfiguration und den laufenden Workflowprozess erhält. Automatische Initialisierungen für den Prozess sind mit Hilfe der Autostart-Funktion ausführbar. Frei konfigurierbare Begriffe und Schlüssel werden protokolliert. Für die Auswertung des aktuellen Bearbeitungsstatus eines Workflows in einem Anwendungsdokument können zahlreiche Informationen aus dem Workflowprotokoll automatisch in dieses übertragen werden.

Die Arbeitsschrittdefinitionen legen unter anderem die Bearbeiter von Arbeitsschritten statisch oder dynamisch fest. Während der Steuerung werden den Bearbeitern die zur Ausführung des jeweiligen Schrittes notwendigen Änderungsrechte zugewiesen.

Durch das integrierte Versionierungskonzept innerhalb der Konfiguration, das die Erstellung neuer Prozessversionen bei Änderungen an Prozessen oder Arbeitsschritten erfordert, wird sichergestellt, dass zur Steuerung eines Workflows stets die korrekten Prozess- und Arbeitsschrittdefinitionen verwendet werden.

Die Definition von Beziehungen ermöglicht eine flexible Konfiguration von Bearbeitern über eine Relation. Als Beziehungen zwischen den Mitarbeitern einer Firma kommen beispielsweise in Frage »Vorgesetzter von« oder »Spezialist für«. Beliebig viele solcher Relationen können in unterschiedlichen Ausprägungen konfiguriert werden. Verwendet werden diese Beziehungen zur Ermittlung von Bearbeitern
oder zur Ermittlung von zu informierenden Personen innerhalb eines Workflows.

Vertretungsdokumente (Vertreter) werden für Personen erstellt, die zeitweise ihre Aufgabe nicht bearbeiten können, z. B. auf Grund von Abwesenheit. Die Vertretung kann zeitbefristet konfiguriert werden und ist dann nur innerhalb dieses Zeitraums aktiv. Stellvertreter erhalten alle Rechte, um Arbeitsschritte der zu vertretenden Person bearbeiten zu können.

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